Acara kumpul-kumpul atau gathering kantor umumnya dihelat untuk mempererat hubungan antar-karyawan, juga membangun suasana kerja yang lebih solid.
Tapi tidak jarang ajang yang seharusnya penuh keakraban ini justru berakhir canggung. Para peserta hanya berkumpul dengan rekan satu divisinya. Obrolan pun tak jauh dari urusan pekerjaan.
Padahal, esensi sebuah gathering yang sukses terletak pada kemampuannya untuk meruntuhkan sekat-sekat formal. Bukan sekadar makan bersama, acara ini bahkan bisa dibilang investasi dalam budaya perusahaan.
Lalu, bagaimana cara menjadikan acara tersebut seru? Berikut adalah tujuh kiat praktis yang bisa diterapkan oleh tim HR maupun panitia acara internal.
1. Tentukan Tema yang Unik dan Mengikat
Tema adalah fondasi dari sebuah acara. Tanpa tema, gathering hanya akan menjadi pertemuan biasa. Menentukan tema yang unik seperti “Retro 90-an,” “Pahlawan Super Kantor,” atau “Malam Apresiasi Film” dapat memberikan alasan bagi setiap orang untuk berpartisipasi lebih jauh, minimalnya melalui busana.
Bayangkan saja jika rekan dari divisi akuntansi datang dengan kostum ala Neo dari film The Matrix, percakapan pasti akan mengalir dengan sendirinya.
2. Adakan Sesi Ice-Breaking yang Melibatkan Gerak
Jika para pekerja hanya memperkenalkan diri, itu akan terasa kaku lagi membosankan.
Jadi lebih baik pilih aktivitas yang mendorong kolaborasi; tapi tak perlu yang menuntut terlalu banyak gerakan fisik. Permainan seperti human bingo (mencari rekan dengan kriteria tertentu) akan “memaksa” karyawan dari berbagai divisi untuk saling berinteraksi.
Scavenger hunt dalam skala kecil juga bisa menjadi alternatif. Kuncinya adalah membuat semua orang bergerak dari zona nyamannya.
3. Rancang Sistem Doorprize yang Lebih Adil
Undian doorprize seringkali menjadi sesi yang paling ditunggu, tapi juga paling cepat dilupakan jika sistemnya hanya berbasis keberuntungan murni.
Agar lebih menarik, kaitkan doorprize dengan partisipasi. Berikan kupon undian tambahan bagi mereka yang memenangkan permainan atau aktif berpartisipasi dalam sesi acara.
Cara ini sekaligus dapat membuat pembagian hadiah lebih adil, dan mendorong keterlibatan dari seluruh peserta.
4. Sediakan Pojok Interaktif
Salah satu penyebab suasana canggung adalah adanya ruang kosong tanpa aktivitas yang jelas. Pada akhirnya para peserta jadi terpaku pada layar ponsel mereka.
Maka dari itu, ciptakan magnet keramaian dengan menyediakan pojok interaktif. AI photobooth, misalnya, dapat menjadi opsi yang menarik. Melihat hasil foto rekan kerja dengan gaya karakter komik atau lukisan abstrak secara otomatis akan menjadi sumber tawa dan obrolan ringan.
Di samping itu, hasil foto juga berfungsi sebagai suvenir unik yang pasti akan dibagikan di media sosial.
5. Atur Seleksi Musik yang Tepat Sasaran
Kekuatan musik dalam membentuk atmosfer acara tidak boleh diremehkan. Namun hindari memutar daftar lagu acak dari platform musik. Libatkan karyawan dengan membuat playlist kolaboratif beberapa hari sebelum acara, atau sesuaikan pilihan lagu dengan tema yang diusung.
Musik yang tepat dapat membangkitkan nuansa nostalgia atau menaikkan semangat. Kalaupun tidak, setidaknya musik yang tepat bisa menjadi latar yang nyaman untuk berbincang.
6. Sajikan Hidangan yang Berkesan
Prasmanan standar memang praktis, tapi itu jarang sekali meninggalkan kesan mendalam. Coba tingkatkan pengalaman kuliner dengan menyajikan sesuatu yang berbeda.
Stasiun live cooking, beberapa pilihan food truck dengan menu bervariasi, atau kehadiran coffee bar dengan barista profesional dapat mengubah sesi makan menjadi pengalaman tersendiri. Itu bahkan bisa menjadi topik obrolan para tamu.
7. Berikan Apresiasi Santai di Luar Kinerja
Gathering adalah momen yang tepat untuk memberikan apresiasi di luar metrik kinerja formal. Buat beberapa kategori penghargaan yang ringan dan positif, seperti “Karyawan Paling Optimis,” “Rekan Kerja Paling Solutif,” atau “Pemilik Meja Kerja Paling Kreatif.”
Apresiasi santai seperti ini mampu menyoroti sisi humanis dari setiap individu, sekaligus membangun budaya kerja yang positif.
Pada akhirnya, keberhasilan sebuah gathering tidak diukur dari besarnya anggaran. Yang lebih penting adalah tingkat kreativitas dan perhatian terhadap detail pengalaman peserta.
Dengan menerapkan beberapa kiat di atas, acara kumpul kantor pun akan bertransformasi menjadi memori kolektif yang berharga, memperkuat fondasi tim untuk jangka panjang.
